Novela zákona o účtovníctve prinesie dve hlavné zmeny. Prvou zmenou je zjednodušenie elektronickej archivácie účtovných dokumentov, druhou zmenou je rozšírenie povinnosti zverejňovať účtovné závierky na všetky právnické osoby.
Zjednodušenie elektronickej archivácie účtovných dokumentov
Novela zjednoduší prevádzanie účtovných dokladov z papierovej do elektronickej podoby. Stačí, ak podnikatelia budú archivovať všetky dokumenty v elektronickej podobe. Aktuálne je pri prevádzaní dokumentov nutná zaručená konverzia, ktorú môžu vykonávať len oprávnené osoby (napr. pošta, advokát alebo notár) a táto služba je navyše spoplatnená.
Novela umožní skenovať účtovné dokumenty bez použitia zaručenej konverzie. Skenovaním sa zníži administratívna záťaž podnikateľov a výrazne sa zjednoduší elektronická archivácia účtovných dokumentov. Navrhuje sa aj vypustiť z povinných náležitostí účtovného dokladu označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje. Vlastnoručný podpis bude možné nahradiť elektronickým podpisom, ktorý umožní preukázateľnú identifikáciu osoby.
Rozšírenie verejnej časti registra o ďalšie právnické osoby
V súčasnosti sú prístupné vo verejnej časti registra účtovných závierok len dokumenty obchodných spoločností, družstiev, štátnych podnikov, či subjektov verejnej správy. Novela zákona o účtovníctve navrhuje rozšíriť verejnú časť Registra účtovných závierok o ďalšie právne formy právnických osôb. Register sa rozšíri o pozemkové spoločenstvá, mimovládne neziskové organizácie ako sú občianske združenia, spoločenstvá vlastníkov bytov a nebytových priestorov, záujmové združenia právnických osôb a ďalšie. Účtovné závierky všetkých právnických osôb by tak boli verejne prístupné v Registri účtovných závierok.
V neverejnej časti registra by zostali len podnikajúce fyzické osoby a organizačné zložky zahraničných osôb. V záujme rozšírenia funkcionalít registra sa taktiež navrhuje, aby všetky účtovné dokumenty boli ukladané v elektronickej podobe, čo zjednoduší postup pri ich ukladaní, ale aj odstráni chybovosť pri neautomatizovanom spracovaní účtovných dokumentov. Ukladanie dokumentov v elektronickej podobe do registra bude možné nasledujúcimi spôsobmi:
- uložiť účtovné dokumenty ako prílohu vyhotovenú v elektronickej podobe,
- vytvoriť formulár na ukladanie účtovných závierok v štruktúrovanej forme Finančnou správou SR.
Účtovné jednotky sú povinné ukladať do registra nasledujúce dokumenty: riadne/mimoriadne individuálne účtovné závierky a riadne/mimoriadne konsolidované účtovné závierky, súhrnné účtovné závierky verejnej správy, správy audítorov, individuálne/konsolidované finančné správy, oznámenie o dátume schválenia účtovne závierky, a ďalšie uvedené v § 23 ods. 2 zákona o účtovníctve.
Napriek všetkým zmenám musí účtovná jednotka dodržiavať tieto požiadavky:
- vierohodnosť pôvodu,
- neporušenosť obsahu,
- čitateľnosť účtovného záznamu.
A to od okamihu vyhotovenia účtovného záznamu, v priebehu jeho možnej transformácie, prijatia, odoslania, sprístupnenia až do konca lehoty ustanovenej na jeho uchovávanie. Každá účtovná jednotka zároveň musí vypracovať interný predpis, ktorým určí systém uchovávania účtovnej dokumentácie.