Skryť formulár
MENU Zavrieť

Vyberáte si podnikový systém? Poradíme vám, ako na to

10.9.2020

Skratku ERP mnohí nepoznajú, resp. nepoznajú jej presný význam. Ide o Enterprise Resource Planning – plánovanie podnikových zdrojov a označuje komplexný podnikový softvér, ktorý pomáha s automatizáciou procesov a komplexným chodom spoločnosti. Obsahuje funkcie nielen pre manažérov, ale aj pre účtovníkov, logistiku, výrobu, personalistov, marketérov, či ďalšie oddelenia. 

Výber, či prechod na nový ERP systém je významným krokom v živote každej firmy. Zlé rozhodnutie pri jeho výbere, problematický proces implementácie, či tá najmenšia chyba v jeho procese, môžu mať dlhoročné negatívne následky.  

Aké sú riziká prechodu na nový ERP systém? 

Implementácia ERP nie je jednorazová záležitosť, ale dlhodobý vzťah medzi zákazníkom a dodávateľom. Riziká sa môžu objaviť vo fáze výberu, inštalácie a konfigurácie, ale aj počas prevádzky. 

Medzi najčastejšie riziká pri prechode na nový ERP systém môžeme zaradiť: 

  • prehnané očakávania, 
  • zle zvolený dodávateľ, 
  • nesprávne zložený tím, 
  • chýbajúce požiadavky na systém, 
  • zvolený dodávateľ nepomáha s implementáciou, 
  • nedostatočná reakcia systému na zmeny, 
  • nedostatočná zákaznícka podpora.  

V čom presne riziká spočívajú a ako sa im vyhnúť? 

Prehnané očakávania 

Rozhodnutie zvoliť si nový ERP systém neprichádza zo dňa na deň. Dôvodov na zjednotenie firemných nástrojov do jedného systému môže byť veľa, napríklad: 

  • účtovanie v tabuľkovom procesore prestáva stačiť na objem dokladov, 
  • spracovanie dát a tvorba dokladov zaberá veľa času, 
  • dáta je potrebné zadávať do niekoľkých systémov, ktoré nie sú prepojené, 
  • súčasnému systému chýbajú funkcie, ktoré potrebné pre rozvoj podnikania. 

ERP systém množstvo podobných problémov vyrieši. Zároveň si však treba uvedomiť, že nejde o všemocný nástrojNedokáže napríklad vyriešiť, ak odberatelia neplatia načas alebo úbytok zákazníkovZ tohto dôvodu treba mať od ERP systémov reálne očakávania – slúžia totiž výhradne na zjednotenie dát, zlepšenie ich prístupnosti a na nastavenie procesov. 

Zle zvolený dodávateľ  

Zle zvolený dodávateľ ERP systému môže stáť množstvo strateného času, vyhodených peňazí či paralyzovaných procesov. Nie každý ERP systém sa hodí pre každú firmu. Každá firma má iné požiadavky a iné cenové možnosti. 

Základnými kritériami pri výbere sú: 

  • splnenie požiadaviek na funkčnosť, 
  • cena, 
  • zákaznícka podpora zo strany dodávateľa, 
  • história dodávateľa. 

Nesprávne zvolený tím 

Aby si firma ujasnila, čo od nového systému očakáva, musí zostav pre výber ERP interný tím. V ňom musia byť zastúpení pracovníci zo všetkých oddelení, ktoré budú s ERP systémom pracovať. Členovia tímu musia detailne poznať procesy na svojom oddelení a zároveň by mali byť aktívni a komunikatívni. Ako vedúceho tímu je vhodné vybrať skúseného zamestnanca, ktorý vo firme pracuje dlhšie a pozná nastavené procesy. 

Pestrý tím je pri nastavovaní požiadaviek veľmi dôležitý. Ak v ňom napríklad chýba zástupca z učtárne, hrozí, že zvolený ERP systém nezvládne objem faktúr alebo si neporadí so špecifickými účtovnými požiadavkami v danej firme. 

Chýbajúce požiadavky na systém 

Tím musí byť pri zbieraní požiadaviek veľmi dôsledný – každá požiadavka, ktorá mu unikne, môže viesť k zle zvolenému ERP systému. Spoločne spíšu funkcie, ktoré sú kľúčové v aktuálnom období, ale aj funkcie, ktoré budú potreb v budúcnosti. Predpokladá sa totiž, že nový ERP systém bude slúžiť aj o 10 rokov. 

Dôležitým bodom je určiť hlavné ciele, ktoré má ERP systém firme vyriešiť. Napríklad zlepšenie konkrétnych služieb. Každé oddelenie pravdepodobne navrhne odlišné ciele, preto z nich potom vyberte tri až päť najdôležitejších. 

Hotový zoznam cieľov a požiadaviek predstavuje základ, zktorého sa bude vychádzať pri výbere dodávateľa. 

Zvolený dodávateľ nepomáha s implementáciou  

Implementátor systému nesmie nechať jeho nasadenie na zákazníka. Kvalitný dodávateľ vyšle k zákazníkovi implementačný tím, ktorý pomáha s nasadením ERP systému. 

Okrem pomoci s technickou stránkou veci by mal dodávateľ zaistiť aj zaškolenie a to prostredníctvom školiaceho tímu. Ten zamestnancom ukáže, ako sa s novým systémom pracuje, aby bol prechod rýchlejší a efektívnejší. Ak sa vo firme o pár rokov zamestnanci obmenia, spoľahlivý dodávateľ pre nich dokáže školenie zopakovať. 

Systém nedokáže reagovať na zmeny 

Cieľom každej firmy je dosiahnuť rast, ktorého znakom je, že sa stále objavujú nové potreby, ktoré so sebou prinášajú zmeny. Ak ERP systém nie je dostatočne flexibilný a nedokáže sa týmto zmenám prispôsobiť, nedá sa s ním dlhodobo pracovať. 

Základom jeho správneho fungovania sú preto pravidelné aktualizácie systému. Tým sa vylepšujú jeho súčasné funkcie, pridávajú nové asystém dokáže reagovať aj na legislatívne zmeny.  

Nedostatočná zákaznícka podpora  

V ERP systéme nie je možné dlhodobo pracovať bez zákazníckej podpory zo strany dodávateľa. Túto službu ponúka každý kvalitný dodávateľ ako súčasť systémuMôže ísť o telefonickú, alebo on-line podporu, takže sa zákazník mať na koho obrátiť so žiadosťou o radu či pomoc.  

Dôležité je vedieť v akých dňoch a časoch je podpora k dispozícii, v akej podobe a či existuje možnosť osobných konzultácií. 

Vstúpte do sveta ERP s našimi systémami 

Solitea ponúka niekoľko ERP systémov, ktoré sú schopné vyhovieť rade rôznych požiadaviek. Zoznámte sa s nimi:

 

Doporučené produkty

Mohlo by vás zaujímať