Skryť menu
Skryť formulár

Všetko, čo by ste mali vedieť o obehu účtovných dokladov

Ing. Lucia Planková | 29.9.2021

Aby ste vedeli identifikovať, čo je účtovný doklad a čo už nie, musíte poznať povinné náležitosti, ktoré účtovný doklad musí obsahovať.

Ako zamestnanec alebo podnikateľ na voľnej nohe sa určite neustále stretávate s účtovnými dokladmi. Stanovené povinné náležitosti účtovného dokladu udáva Zákon o účtovníctve v § 11.

Nie všetko je účtovný doklad

Účtovný doklad nemusí mať všetky náležitosti hneď od jeho vzniku. Tie sa stanú jeho obsahom až keď prejde jednotlivými fázami obehu účtovného dokladu. Okrem toho musíte brať do úvahy, že niektoré náležitosti účtovného dokladu môžu byť umiestnené aj na iných než účtovných písomnostiach, napr. označenie účtov, na ktorých je účtovný prípad zaevidovaný v programe.

Interné a externé účtovné doklady. Ako ich správne zaradiť?

Podľa vzniku účtovného dokladu sa rozdeľujú na interné a externé, čo má podstatu pri ich pozícii v rámci obehu účtovných dokladov. Medzi interné účtovné doklady patria doklady vyhotovené v rámci samotnej účtovnej jednotky: vydané faktúry, vyhotovené zmluvy, zápočty, skladové príjemky a výdajky a iné, ktoré obsahujú pôvodné číslo dokladu vytvorené interným systémom a nemajú pridelené externé číslo dokladu. Externé účtovné doklady do účtovnej jednotky vstúpia z vonku: dodávateľské faktúry, prijaté zmluvy, pokladničné doklady a iné, majú okrem interného čísla dokladu aj svoje pôvodné číslo dokladu od externého dodávateľa.

Daňové doklady a zjednodušené daňové doklady

Daňový doklad a jeho náležitosti určuje zákon o DPH v § 15 a sú to doklady, ktoré obsahujú DPH. Zjednodušený daňový doklad je doklad vyhotovený elektronickou registračnou pokladnicou a jeho náležitosti nájdete v § 16 zákona o DPH.

Obeh účtovných dokladov musí byť zachytený v internej smernici účtovnej jednotky, v ktorej je uvedený postup podávania dokladov od ich vyhotovenia až po archiváciu. V týchto dokladoch sú vymedzené práva a zodpovednosť jednotlivých osôb za overenie vecnej a formálnej správnosti. Uvádza sa v nich aj nadväznosť pracovných postupov, vrátane lehôt podávania dokladov medzi pracovníkmi.

TIP: Toto býva často podceňované a malé spoločnosti takúto smernicu vypracovanú nemajú. Interné smernice bývajú predmetom kontroly.

6 fáz obehu účtovných dokladov

Fázy obehu účtovných dokladov bývajú ovplyvnené aj tým, či ide o externé a interné účtovné doklady. Interné účtovné doklady datujú svoj vznik od ich vyhotovenia a externé účtovné doklady od svojho prijatia. Toto sa môže považovať za Fázu I.

Fáza II je kontrola formálnej správnosti dokladu. V tejto fáze by mal príslušný poverený pracovník skontrolovať všetky formálne náležitosti dokladu, podľa zákona o účtovníctve.

TIP: Kontrolujte si najmä to, či sú uvedené správne údaje odberateľa a dodávateľa, ako IČO, DIČ, sídlo, názov, dátumy. Rovnako aj to, či sedí dátum s tým, ktorý je uvedený v texte faktúry.

Fáza III je kontrola vecnej správnosti dokladu. Ide o preverenie správnosti údajov uvedených v dokladoch, napr. množstvo, cena, rozsah prác, dodržanie zmluvných podmienok, a iné. Pri nákupe sa robí fyzická kontrola prijatého množstva a druhu tovaru/materiálu, pri službách kontrolujeme dodržanie zmluvných podmienok vzhľadom na cenovú ponuku/objednávku/ústnu dohodu, a pod.

TIP: Niekedy je dobré ak si preveríte, či dodávateľ má oprávnenie fakturovať danú službu/tovar a či má predmet činnosti prislúchajúci predmetu dodania zapísaný v obchodnom/živnostenskom registri.

Fáza II a III sú najdôležitejšie, pretože v tomto čase vieme odhaliť väčšinu chýb obchodného vzťahu.

Fáza IV predstavuje samotné zaúčtovanie a súčasne predkontovanie účtovnej operácie uvedenej na doklade. Účtovník/pracovník, ktorý účtovnému dokladu priradí predkontačný predpis, ho aj podpíše.

Fáza V. je o dôkladnej archivácii. Zakladač/úložisko, ktorý obsahuje účtovné doklady sa označí archivačným štítkom. Na štítku býva názov spoločnosti, obdobie, poradové čísla a popis, čo sa v ňom nachádza. Použité môžu byť aj skratky: dodávateľské faktúry (DF), odberateľské faktúry (OF), výdajové pokladničné doklady (VPD) a pod.

Fáza VI je likvidácia. Toto znamená fyzické zničenie účtovných dokladov po skončení doby archivácie, alebo v čase kedy sa o tom rozhodne.

Detailný obeh jednotlivých druhov dokladov

Obeh odberateľských faktúr

Vznik: Faktúru vystavuje fakturant spoločnosti XY s.r.o. podľa firemnej predlohy vytvorenej v programe alebo v Exceli/Worde. Faktúru označí poradovým číslom.

Fakturant zodpovedá za vecnú a obsahovú správnosť a úplnosť údajov. Zabezpečí odoslanie faktúry odberateľovi s príslušnými prílohami (objednávka, zmluva, atď.) a zároveň kópiu postúpi účtovníkovi, ktorý vykoná predkontáciu. Účtovník overí hospodársku operáciu. Zodpovedá za správnu predkontáciu faktúry. Zároveň fakturant alebo účtovník sleduje splatnosť pohľadávok a ich úhrady a zoznam neuhradených faktúr predkladá nadriadenému.

TIP: Je dobré, ak dbáte na kontinuitu poradových čísiel vystavených faktúr. Chýbajúce číslo naznačuje, že niečo nie je v poriadku. Rovnako je dobré mať zaistený podklad k fakturácii: stačí aj e-mail, objednávka, cenová ponuka, zmluva a pod.

Obeh dodávateľských faktúr

Vznik: Došlá faktúra prejde rukami recepčnej/administratívneho pracovníka, ktorý ju zaopatrí dátumom prijatia a zapíše do knihy došlej pošty. Potom ju odovzdá účtovníkovi, ktorý ju skontroluje po formálnej a obsahovej stránke. Následne ju zaeviduje v knihe faktúr a označí poradovým číslom. Pokiaľ sa pri kontrole faktúry zistia vecné chyby, vykoná sa u príslušného dodávateľa reklamácia.

Účtovník si usporiada doklady podľa dátumu doručenia, očísluje faktúry, označí faktúry predkontáciou, ktorú aj následne vykoná. Takto spracovanú faktúru zaúčtuje. Sleduje splatnosť záväzkov a ich úhrady.

Obeh výpisov z bankových účtov

Vznik: Spoločnosť XY s.r.o. vedie účty v Slovenskej sporiteľni, a.s. Výpisy zo SLSP chodia mailom na konateľa/povereného zamestnanca a ten ich následne vytlačí a odovzdá účtovníkovi na zaúčtovanie.

Účtovník si usporiada bankové výpisy podľa poradového čísla a zaúčtuje. Účtovník zodpovedá za správnu predkontáciu účtovných prípadov, ktorú uvedie na výpise.

Obeh pokladničných dokladov

Vznik: Pokladník pozbiera doklady na preplatenie od zamestnancov. K jednotlivým operáciám vyhotoví pokladničný doklad – príjmový/výdajový, ktorý potvrdí svojím podpisom.

Pokladník vykoná pri prevzatí dokladu od zamestnanca kontrolu vecnej a formálnej správnosti a povinných náležitostí účtovného dokladu. Pokladník postúpi doklady účtovníkovi. Účtovník si usporiada pokladničné doklady podľa dátumu, priradí interné čísla a správne predkontuje. Po zaúčtovaní podpíše účtovný doklad.

TIP: Je dobré ak máte rozdelený číselný rad zvlášť pre príjmové pokladničné doklady a výdajové pokladničné doklady. Pri takejto evidencii nehrá rolu veľkosť spoločnosti a odporúčame tak vykonať aj malým firmám.

Obeh interných dokladov

Vznik: Interný doklad vyhotovuje účtovník o účtovných operáciách, ktoré vznikajú v rámci firmy.

Za interný doklad sa považuje najmä zúčtovacia a výplatná listina, protokol o zaradení(vyradení) investičného majetku, odpisový plán majetku, vyúčtovania cestovných náhrad, a iné podklady dokladujúce vznik ďalších účtovných operácií. Kontrolu vecnej a formálnej správnosti vykonáva účtovník. Následne usporiada interné doklady a priradí im interné čísla.

TIP: Odporúčame vytvoriť si číselný rad zvlášť pre odpisy, zvlášť pre mzdy, zmluvné záväzky a pod.

Účtovník ďalej zodpovedá za správnu predkontáciu účtovných prípadov uvedených na doklade. Po zaúčtovaní účtovný doklad potvrdí svojím podpisom. Súčasťou internej smernice o obehu účtovných dokladov je aj vymedzenie zodpovedných osôb a zrejme sú aj ich podpisové vzory.

Ing. Lucia Planková

Lucia Planková je majiteľkou účtovnej spoločnosti LN Company, ktorá sídli v Malackách. Účtovníctvu sa venuje už 14 rokov, vďaka čomu sa stala odborníčkou na jednoduché aj podvojné účtovníctvo, mzdy a účtovníctvo pre neziskový sektor (združenia). Je držiteľkou certifikátu daňového špecialistu od Centra účtovníkov Slovenska. Lucia našla svoju vášeň v číslach a detailoch, a preto prácu účtovníčky považuje aj za svoje hobby. V účtovníctve sa neustále posúva ďalej, vďaka rozličným školeniam. Okrem toho pomáha začínajúcim podnikateľom zorientovať sa v účtovnej aj daňovej oblasti a venuje sa aj zápisom a zmenám v živnostenskom a obchodnom registri.

Mohlo by vás zaujímať

Nechajte nám na seba kontakt a my sa Vám ozveme.

* Povinné položky