

Prevzatie účtovníctva - dôležité kroky, čomu sa vyhnúť a na čo si dať pozor
- Ing. Kamil Ščerba, Ph.D.
- 27.4.2021
6 minút čítania
6 minút čítania
S podnikaním je úzko späté aj účtovníctvo. Povinnosť viesť účtovníctvo má každá účtovná jednotka, s výnimkou živnostníkov, ktorým zákon (Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov) umožňuje viesť daňovú evidenciu. Nie vždy sú podnikatelia spokojní s jeho vedením, a preto často pristupujú k výmene svojho účtovníka alebo účtovnej firmy. V nasledujúcich riadkoch sa pozrieme na to, prečo sa tieto zmeny dejú, čo je pri nich potrebné dodržať a na čo si dať pozor.
V mnohých prípadoch dochádza k zmene, až keď je neskoro. Napríklad pri hrubých chybách, zanedbaní povinností, keď daňová kontrola odhalí hrubé nedostatky vo vedení účtovníctva alebo keď príde finančný postih za nesplnenú povinnosť. Avšak skúsený podnikateľ by mal vedieť predvídať a predchádzať podobným nedostatkom. Je dôležité všímať si prvé signály, ktoré napovedajú o tom, že niečo nie je v poriadku. Tu je niekoľko z nich:
Účtovníka alebo účtovnú firmu nemusíte meniť len kvôli nespokojnosti. Pre jeho výmenu sa môžete rozhodnúť aj kvôli získaniu inovatívneho pohľadu niekoho nového. Čo tým myslíme? Dnes už neplatí, že firmy menia účtovníka len vtedy, keď účtovník robí chyby. Čoraz väčším trendom sa stáva, že firma sa rozhodne zmeniť svojho účtovníka najmä preto, aby priniesol nový pohľad na dlho zaužívaný systém. Nový účtovník s novým pohľadom na rovnakú vec vie často priniesť kreatívnejšie riešenia, ktoré boli v dôsledku rutinných postupov prehliadané, čím dokáže firme ušetriť nemalé finančné prostriedky alebo zefektívniť tok peňazí (cash-flow). Niekedy takáto zmena môže odhaliť aj nedostatky v účtovníctve, ktoré doteraz neboli zjavné.
Bez ohľadu na to, či meníte účtovníka alebo účtovnú firmu z dôvodu nespokojnosti, inovatívneho prístupu alebo iných dôvodov, dôležité je myslieť aj na to, kedy túto zmenu vykonáte, aby ste eliminovali možné straty, prípadne nepríjemnosti spojené so zmenou. Mnoho spoločností a podnikateľov žije v mylnej predstave, že k tomu, aby mohli vymeniť účtovníka, musia počkať na koniec účtovného obdobia. Táto predstava nie je celkom správna, keďže spoluprácu s účtovníkom môžete ukončiť kedykoľvek počas roka, samozrejme, rešpektujúc zmluvné podmienky a prihliadajúc na dĺžku výpovednej lehoty (ak je súčasťou zmluvy).
Ukončenie spolupráce na konci účtovného obdobia sa často odporúča hlavne preto, aby pôvodný účtovník ukončil všetky činnosti spojené s fungovaním spoločnosti, uzavrel účtovnú knihu, spracoval podklady k účtovnej závierke, ale tiež, ak je to v popise práce, spracoval mzdovú agendu a ďalšie výkazy. Ak je to vykonané správne, nový účtovník alebo účtovná firma môže svoje pôsobenie začať bez problémov, k prvému dňu nového účtovného obdobia. V prípade, že so zmenou nechcete čakať do konca účtovného obdobia a chcete ju vykonať hneď, účtovníctvo (resp. stav účtov hlavnej knihy a saldokonta) je možné prebrať aj k prvému dňu nového mesiaca, no s tým, že nový účtovník s najväčšou pravdepodobnosťou nebude vedieť zaručiť správnosť výšky obratu na účtoch a rozúčtovanie nákladov na daňovo uznané a neuznané, čo môže viesť k dodatočnej kontrole zaúčtovaných dokladov.
Často sa stáva, že podnikatelia odkladajú zmenu účtovníka alebo účtovnej firmy na poslednú chvíľu a doplácajú na jeho prílišnú chybovosť alebo neochotu. Z tohto dôvodu je dobré, ak podnikateľ svojho účtovníka dlhšie sleduje a vycíti možné signály, ktoré sú často predzvesťou mnohých neželaných problémov.
Pri výbere nového účtovníka už neplatí, že sa spoločnosti obracajú na účtovníkov alebo firmy v najbližšom okolí. V súčasnosti, nielen kvôli pandémii COVID-19, ale aj vďaka nástupu digitalizácie, pretrváva trend vytvárania elektronických verzií dokumentov, ich zdieľania, preposielania cez email a podobne, čo v neposlednom rade šetrí čas. Osobné stretnutia stačia len pri riešení mimoriadnych situácií.
Tieto odporúčania potvrdzuje aj prieskum, ktorý uskutočnil portál podnikajte.sk na 160 slovenských firmách. Z prieskumu vychádza, že pre 59 % opýtaných sú dôležité najmä dobrá komunikácia s účtovníkom, sympatia či ochota, referencie a komplexné riešenie problematiky.
Ak ste sa rozhodli pre zmenu účtovníka, ideálne je s pôvodným účtovníkom spísať protokol o odovzdávanej agende. Tento protokol by vám mohol pomôcť pripraviť váš nový účtovník tak, aby bol schopný nadviazať na váš súčasný účtovný stav. Samotný protokol by mal obsahovať:
Ak má zároveň účtovník na starosti aj mzdovú agendu, tak je potrebné prevziať aj:
Všetky tieto podklady vám vie vygenerovať akýkoľvek účtovný program, takže ani tento krok by nemal byť problém. Niekedy sa môže stať, že váš starý účtovník nie je ochotný poskytnúť žiadne informácie. Tu je ale dôležité to, že ide o vaše údaje a váš majetok, takže nemá právo ich žiadnym spôsobom zadržiavať. Ak by aj náhodou došlo k takejto situácii, treba to včas oznámiť novému účtovníkovi a ten si s tým už poradí.
Posledným krokom, ktorý vás čaká, je zrušenie prístupov pôvodného účtovníka a jeho plnej moci na vykonávanie úkonov vo vašom mene, čím definitívne ukončíte vašu vzájomnú spoluprácu.