V súvislosti so spracúvaním osobných údajov, vám v zmysle čl. 13 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady EÚ 2016/679 (GDPR) z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a voľnom pohybe takýchto údajov poskytujeme nasledujúce informácie o tom akým spôsobom spracúvame osobné údaje v našej spoločnosti Solitea Slovensko, a.s.
Obsah tohto dokumentu sme pre vašu lepšiu orientáciu rozdelili do nasledujúcich častí:
- Náš záväzok ochrany osobných údajov
- Údaje o nás ako o prevádzkovateľovi
- Účely a právne základy spracúvania osobných údajov
- Oprávnené záujmy, ktoré sledujeme ako prevádzkovateľ
- Príjemcovia a poskytovanie osobných údajov
- Bezpečnosť spracúvania osobných údajov
- Prenos osobných údajov mimo EÚ
- Doba spracúvania osobných údajov
- Práva dotknutých osôb
- Úpravy a zmeny
- Kontakty
Náš záväzok ochrany osobných údajov
Ochrana osobných údajov je pre nás nesmierne dôležitá. Je našim cieľom a zámerom poskytovať naše služby takým spôsobom, aby za každých okolností boli dodržané základné zásady a princípy ochrany súkromia a najmä ochrany osobných údajov. Našou prioritnou zásadou je získavať a uchovávať osobné údaje iba v nevyhnutnom rozsahu a na nevyhnutnú dobu.
Pri spracúvaní osobných údajov sa riadime najmä Nariadením Európskeho parlamentu a Rady EÚ 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a voľnom pohybe takýchto údajov (“GDPR”), ako aj ďalšími právnymi predpismi vzťahujúcimi a na spracúvanie osobných údajov a ochranu súkromia.
Údaje o prevádzkovateľovi
Prevádzkovateľom, ktorý určil účel a prostriedky spracúvania osobných údajov je akciová spoločnosť Solitea Slovensko, IČO: 36 237 338, so sídlom Plynárenská 7/C, 831 02 Bratislava, zapísaná v obchodnom registri okresného súdu Bratislava I. Oddiel SA, vložka 2969/B.
Spoločnosť Solitea Slovensko, a.s. je (podľa dôvodu 37 Všeobecného nariadenia o ochrane osobných údajov (GDPR)) so spoločnosťou Solitea a.s., IČO: 01572377, so sídlom Drobného 555/49, Ponava, 602 00 Brno zapísaná v obchodnom registri krajského súdu Brno, Oddiel B, vložka 7072 súčasťou skupiny prepojených podnikov. V rámci tejto skupiny podnikov dochádza k prenosu údajov na administratívne účely vrátane spracúvania osobných údajov klientov alebo zamestnancov. Toto spracúvanie je založené na oprávnenom záujme ( podľa dôvodu 48 Všeobecného nariadenia o ochrane osobných údajov (GDPR)).
Bez ohľadu na to, či spracúvanie vašich osobných údajov vykonávame samostatne, alebo ako spoloční prevádzkovatelia, môžu si dotknuté osoby uplatniť svoje práva u ktoréhokoľvek podniku skupiny.
Ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa ochrany Vašich osobných údajov, môžete nás kontaktovať písomne na adresu sídla spoločnosti alebo e-mailom na gdpr@solitea.sk
Účely a právne základy spracúvania osobných údajov
Osobné údaje, ktoré pri našej činnosti získame priamo do Vás ako od dotknutých osôb, alebo iným spôsobom (napríklad nám ich poskytne Váš zamestnávateľ alebo ich získame z verejne dostupných zdrojov) spracúvame v súlade so zákonom pre nasledovné účely:
V súvislosti s obchodnou činnosťou
|
Účel |
Právny základ |
|
Vyhľadávanie potenciálnych zákazníkov |
Oprávnený záujem prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 psím. f) GDPR |
|
Príprava a realizácia obchodných zmlúv |
Plnenie zmluvy podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR |
|
Obchodná komunikácia so zákazníkmi a ich zamestnancami. |
Oprávnený záujem prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR |
|
Poskytovanie údajov zákazníkov a ich zamestnancov pre účely SW licencií |
Oprávnený záujem prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR |
|
Realizácia prieskumov pre overovanie spokojnosti zákazníkov |
Súhlas dotknutej osoby podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR alebo oprávnený záujem prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) |
|
Nahrávanie telefonických hovorov pre zvyšovanie kvality našich služieb |
Oprávnený záujem prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR |
|
Služby pre zvyšovanie skúseností používateľov (minikurzy, školenia, akadémia) |
Plnenie zmluvy podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR alebo oprávnený záujem kancelárie podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) |
|
Poskytovanie technickej podpory a poradenstva používateľov v súvislosti s našimi produktami |
Plnenie zmluvy podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR alebo oprávnený záujem kancelárie podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) |
V súvislosti s marketingovou činnosťou
|
Účel |
Právny základ |
|
Zasielanie informácií zákazníkom a ich zamestnancom formou e-mailu (Newsletter) |
Súhlas dotknutej osoby podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR alebo oprávnený záujem prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) |
|
PR komunikácia prostredníctvom sociálnych sietí |
Oprávnený záujem prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR |
|
Analýzy angažovanosti stránok na sociálnych sieťach |
Oprávnený záujem prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR |
|
Analýzy angažovanosti príjemcov emailov |
Oprávnený záujem prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR |
|
Zverejňovane referencií s údajmi zákazníkov a ich zamestnancov |
Súhlas dotknutej osoby podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR |
V súvislosti s ostatnými činnosťami
|
Účel |
Právny základ |
|
Vedenie účtovníctva |
Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR |
|
Evidencia pošty a vedenie registratúry |
Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR |
|
Preukazovanie, obhajovanie a uplatňovanie právnych nárokov |
Oprávnený záujem prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR |
|
Vybavovanie žiadostí dotknutých osôb v súvislosti s ochranou osobných údajov |
Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR |
Aké oprávnené záujmy sledujeme
V súvislosti s oprávnenými záujmami, ktoré sledujeme ako prevádzkovateľ spracúvame vaše údaje bez vášho súhlasu iba v nevyhnutej miere, tak aby sme dosiahli stanovený účel. Pre vysvetlenie uvádzame:
|
Oprávnené záujmy |
Doplňujúce informácie |
|
Vyhľadávanie potenciálnych zákazníkov |
V snahe ponúknuť naše produkty a služby firmám a organizáciám získavame obchodné kontakty prostredníctvom verejných registrov, alebo od iných osôb. Ide o bežné údaje napr. meno, email alebo telefónne číslo |
|
Obchodná komunikácia so zákazníkmi a ich zamestnancami. Služby pre zvyšovanie skúseností používateľov (minikurzy, školenia, akadémia) Poskytovanie technickej podpory a poradenstva používateľov v súvislosti s našimi produktami |
Ak sú našimi zákazníkmi firmy a organizácie, tak pri komunikácii ohľadom produktov a služieb komunikujeme s príslušnými zamestnancami. Pri komunikácii využívame bežné osobné údaje, napr. meno a služobný telefonický, alebo emailový kontakt. |
|
Poskytovanie údajov zákazníkov a ich zamestnancov pre účely SW licencií |
Ak našim zákazníkom dodávame elektronické licencie (napr Microsoft, AVG a pod.) Z dôvodu správy a ochrany licencií sú údaje kontaktné zákazníka a príslušných pracovníkov potrebné pre registráciu a doručenie aktivačných kľúčov. |
|
Realizácia prieskumov pre overovanie spokojnosti zákazníkov |
Prieskumy spokojnosti realizujeme zväčša anonymne, alebo so súhlasom zákazníka. V niektorých však môžeme použiť kontaktné údaje napr. email pre rozposlanie dotazníkov. |
|
Nahrávanie telefonických hovorov pre zvyšovanie kvality našich služieb |
Telefonické hovory nahrávame, aby sme mohli vylepšovať našu činnosť, záznamy telefonátov nám slúžia na pochopenie situácie, analýzu problémov. Po stanovenom čase sa nahrávky automaticky mažú. V prípade že je hovor zaznamenávaný upozorníme vás na to na začiatku telefonátu. |
|
Zasielanie informácií zákazníkom a ich zamestnancom formou e-mailu (Newsletter) |
V rámci budovania vzťahov a snahe informovať vás o produktoch a službách, ktoré by vás mohli zaujímať spracúvame váš kontaktný e-mail. Zo zasielania sa môžeme kedykoľvek odhlásiť. |
|
Analýza angažovanosti príjemcov emailov |
Aby sme mohli efektívne zasielať informácie e-mailom iba osobám, ktoré sa o ne zaujímajú, vyhodnocujeme úspešnosť doručovania a čítania našich e-mailových správ. Odhlásením zo zasielania e-mailov prestaneme údaje vyhodnocovať. |
|
PR komunikácia pre zvyšovanie povedomia o spoločnosti prostredníctvom sociálnych sietí |
Ak sa rozhodnete sledovať naše fanúšikovské stránky na sociálnej sieti, budú vaše údaje, profil či vaše príspevky a interakcie súčasťou informácií, ktoré spracúvame ako spoločný prevádzkovateľ so spoločnosťou Facebook. Kedykoľvek však môžete svoje príspevky skryť či zrušiť vzťah a sledovanie našej stránky. |
|
Preukazovanie, obhajovanie a uplatňovanie našich právnych nárokov |
V prípade riešenia sporov, vyjednávania o zmluvných vzťahoch, pri vymáhaní pohľadávok, alebo oznamovaní skutočností orgánom verejnej moci a podobných činnostiach spracúvame osobné údaje, ktoré sú nevyhnuté pre preukazovanie, obhajovanie a uplatňovanie našich právnych nárokov |
Príjemcovia osobných údajov a poskytovanie osobných údajov
Pri spracúvaní vašich osobných údajov môže dochádzať k situáciám, že vaše osobné údaje poskytneme tretej strane (inému prevádzkovateľovi), alebo nám so spracúvaním pomáhajú naši zmluvní partneri (sprostredkovatelia).
Našimi sprostredkovateľmi, ktorí osobné údaje spracúvajú podľa našich pokynov a za dodržania bezpečnostných opatrní sú:
- Poskytovatelia hostingu aplikácií a cloudových služieb
- Poskytovatelia komunikačných nástrojov
- Marketingové agentúry v oblasti online reklamy a komunikácie cez sociálne siete
- Spoločnosti pre realizácie prieskumov spokojnosti
Vaše osobné údaje poskytujeme nasledovným kategóriám príjemcov:
- Orgány verejnej moci, ak to určujú príslušné legislatívne predpisy
- Audítorská spoločnosť, daňový poradca
- Poštové podniky a kuriérske spoločnosti
- Poskytovatelia softvérových licencií
Bezpečnosť spracúvania osobných údajov
V súlade s požiadavkami platnej legislatívy vykonávame všetky potrebné bezpečnostné, technické a organizačné opatrenia, aby sme vaše osobné údaje chránili. Elektronické údaje sú uchovávané v chránených databázach na serveri, ktorý je náš alebo je pre nás vyhradený. Vaše osobné údaje chránime pred ich poškodením, zničením, stratou a zneužitím. Všetky osoby, ktoré prichádzajú do styku s osobnými údajmi klientov, majú povinnosť dodržiavať mlčanlivosť o informáciách získaných v súvislosti so spracovávaním týchto údajov.
Prenos osobných údajov mimo EÚ
Spracúvanie osobných údajov realizujeme prostredníctvom informačných a komunikačných systémov tak, aby osobné údaje neboli prenášané do tretích krajín mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EÚ, Island, Nórsko a Lichtenštajnsko). Naše systémy a aplikácie sú prevádzkované väčšinou na území SR a ČR, alebo v dátových centrách na území EÚ o overených poskytovateľov (napr. Microsoft).
Avšak v prípade našej komunikácie prostredníctvom sociálnych sietí (napr. Facebook, LinkedIn, Google, YouTube) využívame služby globálnych dodávateľov, ktorých zariadenia sa okrem EÚ, môžu nachádzať aj na území tretích krajín napr. USA, ktoré nezabezpečujú primeranú úroveň ochrany.
Prenos osobných údajov mimo EÚ a/alebo Európskeho hospodárskeho priestoru sa uskutočňujeme len v rámci dodržiavania ochrany osobných údajov v zmysle požiadaviek GDPR na základe štandardných zmluvných doložiek schválených Komisiou.
Uvádzame linky na štandardné zmluvné doložky, ktoré sa týkajú prenosu údajov do USA.
|
Príjemca |
Informácie o ochrane súkromia |
Primerané záruky v zmysle článku 46 GDPR |
|
|
||
|
|
||
|
|
||
|
Microsoft |
Doba spracúvania osobných údajov
Osobné údaje spracúvame iba po dobu nevyhnutnú na dosiahnutie stanoveného účelu. PO uplynutí tejto doby osobné údaje likvidujeme a to tak, že listinné údaje a dátové nosiče skartujeme, údaje v elektronickej podobe anonymizujeme, alebo vymažeme spôsobom, ktorý znemožňuje ich spätné obnovenie.
Doba spracúvania a lehoty pre likvidáciu osobných údajov sú určené našim registratúrnym plánom a sú nasledovné:
|
Činnosti spracúvania |
Doba |
|
Osobné údaje ktoré sú spracúvané pre účely týkajúce sa obchodných činností |
Údaje spracúvame počas trvania zmluvy (obchodného vzťahu) a 5 rokov po jeho ukončení. |
|
Osobné údaje ktoré sú spracúvané pre účely týkajúce sa marketingu a reklamy |
Vo väčšine prípadov osobné údaje nespracúvame dlhšie ako 24 mesiacov. |
|
Osobné údaje ktoré sú spracúvané pre účely týkajúce sa vedenie účtovníctva |
Osobné údaje spracúvame podľa príslušných legislatívnych predpisov aktuálne 10 rokov. |
|
Preukazovanie, obhajovanie a uplatňovanie právnych nárokov |
Počas trvania súdneho sporu, mimosúdneho vyrovnania ale najviac do zániku predmetného nároku. |
Práva dotknutých osôb
Pri spracúvaní vašich osobných údajov sme pripravený vykonávať Vaše práva.
- Máte právo na prístup k svojim osobným údajom, ako aj právo vedieť na aký účel sú spracúvané, kto sú príjemcovia vašich osobných údajov, aká je doba spracúvania.
- Máte právo na opravu, pokiaľ sú vaše osobné údaje nesprávne alebo sa zmenili, kontaktuje nás, opravíme ich.
- Máte právo na výmaz osobných údajov, pokiaľ sú nesprávne, alebo spracúvané nezákonne.
- Ak sú vaše osobné údaje spracúvané na základe súhlasu, máte právo kedykoľvek svoj súhlas odvolať, bez toho, aby to malo vplyv na zákonnosť spracúvania založeného na súhlase udelenom pred jeho odvolaním.
- Máte právo na obmedzenie spracúvania, pokiaľ si želáte budeme údaje spracúvať iba na najnutnejšie zákonné dôvody, alebo vôbec.
- Máte právo namietať automatizované individuálne rozhodovanie, pokiaľ zistíte, alebo si myslíte, že toto spracúvanie je nezákonné alebo v rozpore s vašimi právami.
- Máte právo na prenosnosť údajov, ak si želáte preniesť ich k inému prevádzkovateľovi, poskytneme vám ich v zodpovedajúcom formáte, ak tomu nebudú brániť iné technické, alebo zákonné prekážky.
- Rovnako tiež máte právo podať sťažnosť dozornému orgánu, ktorým je Úrad pre ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Slovenská republika, IČO: 36 064 220, tel. č.: +421 2 3231 3220, https://dataprotection.gov.sk/uoou/
Vaše práva môžete uplatniť písomne na adrese sídla spoločnosti, poštou prípadne e-mailom.
Na vašu žiadosť odpovieme bezplatne v lehote do 30 dní. V prípade zložitosti, alebo veľkého počtu žiadostí sme oprávnení túto lehotu predĺžiť o ďalších 60 dní. Pokiaľ k tomu dôjde budeme Vás o tom, aj o dôvodoch informovať.
Úpravy a zmeny
Ochrana osobných údajov pre nás nie je jednorazovou záležitosťou. Informácie obsiahnuté v tomto dokumente sa môžu zmeniť, alebo môžu prestať byť aktuálne. Preto si vyhradzujeme právo kedykoľvek ich upraviť a zmeniť. Túto zmenu Vám oznámime prostredníctvom tejto, alebo prostredníctvom emailu.
Kontakty
Solitea Slovensko, a.s.
Plynárenská 7/C, 831 02 Bratislava
http://www.solitea.sk, e-mail: info@solitea.sk
Tel: +421 249 212 323