Skryť formulár
MENU Zavrieť
6 výhod integrácie kalendára so CRM programom 6 výhod integrácie kalendára so CRM programom

6 výhod integrácie kalendára so CRM programom

  • 16.9.2022

8 minút čítania

Každý z nás si riadi svoj deň po svojom – niektorí dávajú prednosť digitálnym kalendárom a niektorí sa stále držia papierových diárov. Z profesionálneho hľadiska sú však kalendáre nenahraditeľným nástrojom na plánovanie stretnutí a každodennú správu úloh. Problémom je, že zamestnanci stále kalendár používajú viac na plánovanie stretnutí a menej na správu svojich úloh, čo môže byť kontraproduktívne. V čom dokáže pomôcť Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Minimalizujte stratu času a opakujúcu sa prácu

Plánovanie stretnutí v jednom nástroji a správa úloh v druhom predstavuje časovo náročný proces. Spoločnosti často využívajú na riedenie svojich projektov CRM program, ktorý prideľuje zodpovedným zamestnancom jednotlivé úlohy pre úspešné dokončenie daného projektu.

Časová strata pri tvorbe 1 úlohy v CRM programe je cca 5 minút. Ak chce zamestnanec zároveň danú úlohu preniesť do svojho kalendára, opäť mu tento proces zaberie cca 5 minút jeho času. Časová strata spôsobená opakujúcou sa prácou je cca 10 minút na jednu úlohu. Takýchto úloh však má zamestnanec v rámci dňa omnoho viac.

Vytváranie a správa úlohy v dvoch programoch však nie je jediný časovo nákladný proces – v momente, kedy je daná úloha dokončená, musí sa jej stav aktualizovať opäť v oboch programoch. Zamestnanec tak stráca drahocenný čas, ktorý by mohol využiť omnoho zmysluplnejšie.

Problém je, že kalendár a CRM program sú dva rôzne nástroje. Ale pokiaľ sa tieto dva nástroje spoja, môže jednoducho dôjsť k značnému minimalizovaniu času a eliminácii opakujúcej sa práce.

Spojenie CRM programu s kalendárom

Účinné riešenie prináša spoločnosť Microsoft, ktorá integrovala zásuvný modul kalendára s Microsoft Dynamics 365 Business Central. Používatelia teraz môžu plánovať stretnutia a vytvárať a spravovať úlohy na jednom mieste – priamo z kalendára. Všetky prvky CRM sa dajú jednoducho využiť pri vytváraní úlohy alebo plánovaní stretnutia.

Ide o spojenie dvoch programov, ktoré používateľom Microsoft Dynamics 365 Business Central zjednodušuje každodenné úlohy a minimalizuje stratu času. Zamestnanci už nemusia spravovať úlohy na dvoch rôznych miestach, pretože kalendár a CRM program sú integrované. Aktualizácia v jednom sa automaticky prejaví v druhom.

V čom je spojenie CRM programu s kalendárom výhodné?

Minimalizácia straty času, eliminácia opakujúcej sa práce, zníženie frustrácie zamestnancov z administratívnej činnosti a zefektívnenie celkového plnenia daných podnikových projektov sú hlavnými benefitmi, ktoré prináša spojenie CRM programu s kalendárom. Nie sú však jediné.

Tu je 6 ďalších výhod tejto integrácie:

1. Ľahšie spravovanie úloh

Z pohľadu spoločnosti je náročné sledovať produktivitu svojich zamestnancov – či majú dosť práce, alebo či sú preťažení. Je dôležité riadiť pracovné zaťaženie zamestnancov s ohľadom na ich duševné zdravie a vaše pracovné požiadavky. Nerovnováha v pracovnom nasadení totiž môže značne ovplyvniť produktivitu zamestnancov a celkový výkon spoločnosti.

Z pohľadu zamestnanca ide o stratu kontroly nad vlastným časom. Keď pracuje na jednej úlohe, iné úlohy sa odďaľujú a na zamestnanca je vyvíjaný tlak. Niekedy zostávajú úlohy s vysokou prioritou pozadu. To všetko ovplyvňuje výkon zamestnanca a jeho produktivitu.

Všetky tieto problémy však môžete prekonať, akonáhle integrujete kalendár do Microsoft Dynamics 365.

Získate:

  • Jasnú vizualizáciu úloh a produktivity vašich zamestnancov.
  • Lepšiu správu času a úloh pre svojich zamestnancov.
  • Úsporu času vytváraním a aktualizáciou stavu úloh.

2. Zvýšte produktivitu tímu

Jednou z hlavných výziev, ktorým podniky čelia (napríklad pri umožnení svojim zamestnancom pracovať odkiaľkoľvek), je synchronizácia všetkých členov projektu a ich náplne práce.

Presvedčiť všetkých, aby spolupracovali, je veľkou výzvou. Projekty majú často viacero tímov, ktoré pracujú na rovnakej úlohe a zhoršuje sa tak interná komunikácia.

Tieto problémy však možno ľahko vyriešiť integráciou kalendára so CRM programom.

Získate:

  • Prehľad nad plánmi svojich zamestnancov vďaka vzájomnému zdieľaniu jednotlivých kalendárov.
  • Kontrolu nad tým, na čom sa aktuálne pracuje a v akom stavu úlohy sú.
  • Možnosť naplánovať schôdzku s ohľadom na dostupnosť všetkých účastníkov.

3. Prispôsobte správu úloh jednotlivým požiadavkám

Firma má rôzne oddelenia, čo znamená rôzne požiadavky na správu jednotlivých činností. Váš predajný tím môže vyžadovať iné prvky v rámci správy ich úloh než vývojový tím. To znamená, že každý kalendár musí byť nakonfigurovaný odlišne podľa typu používateľa.

Zásuvný modul kalendára vám umožňuje modifikovať kalendár na základe požadovaných prvkov.

  • Kalendár je flexibilný a možno ho tvarovať podľa prianí používateľov.

4. Vytvárajte a ukladajte viac kalendárov

Účelom kalendára je vo všeobecnosti poskytnúť prehľad o rozvrhu a produktivite tímu. Čo ak potrebujete spravovať aj rozvrh stážistov a klientov? Manažéri môžu mať nových stážistov alebo ich môžu navštíviť dôležití klienti a potrebujú si naplánovať svoj deň.

Pridanie všetkých ostatných úloh do ich vlastného kalendára by narušilo ich vlastný denný plán. Ani oni – ani firma by nemali prehľad o výkone a plnení úloh. Aby sa tomu zabránilo, po novom je používateľom umožnené vytvárať viacero kalendárov a ukladať ich.

Získate:

  • Jeden vlastný kalendár a napr. jeden pre stážistov a jeden pre klientov.
  • Prehľad nad svojimi úlohami.
  • Kontrolu nad plnením úloh a jednotlivými výsledkami.

5. Buďte upozornení v správnej chvíli

Toto je základná a zároveň najdôležitejšia požiadavka kalendára. Stane sa, že občas zabudnete na rôzne stretnutia. Prídete neskôr alebo až po tom, čo niekto zavolá, čo je pre každého nepríjemné.

Preto je dôležité byť pred stretnutím upozornený. Môžete si nastaviť čas pripomienky, ktorý vám vyhovuje, aby sa na stretnutie všetci pripravili a prišli včas.

To všetko je vám umožnené integráciou kalendára do CRM programu.

Získate:

  • Lepšiu vizualizáciu vďaka nakonfigurovaniu rôznych farieb pre rôzne úlohy.
  • Zobrazenie podrobností o úlohách v daných údajoch.
  • E-mailové a push oznámenia.

6. Nenechajte sa odradiť iným jazykom

Pre organizáciu, ktorá má zamestnancov z celého sveta, je dôležité zvážiť preferovaný jazyk všetkých zamestnancov. Nie každému však môže daný jazyk vyhovovať.

Táto nepríjemnosť môže mnohým zamestnancom brániť v používaní kalendára so všetkými jeho funkciami. Ak by sa používatelia pri používaní kalendára trápili, rozhodne by im to správu ich aktivít nijako neuľahčilo.

Teraz získate:

  • Kalendár, ktorý podporuje viac jazykov.
  • Pozitívny imidž spoločnosti vďaka ohľadu na pohodlie zamestnancov.

Na záver

Je potrebné uvedomiť si, že zamestnanci sú tiež zásadným zdrojom spoločnosti. Preto je dôležité zabezpečiť, aby boli ich čas a úlohy riadené rozumne. Pokrok firmy do veľkej miery závisí od produktivity jeho zamestnancov.

Ak majú vaši zamestnanci problémy s riadením svojho rozvrhu, je najvyšší čas konať. Ozvite sa nám na wbi-info@solitea.sk a my vám radi so všetkým pomôžeme.

Ak vás zaujíma téma CRM programov, prečítajte si článok Zákaznícky obľúbené CRM – Dynamics 365 alebo navštívte náš web, kde sa dozviete viac o tom, ako vám správny CRM program uľahčí mnoho firemných aktivít.

Podobné články

Pripravte sa na ešte lepší Microsoft Dynamics 365 Business Central

  • 19.9.2022

Letná aktualizácia Microsoft Teams – Čo je nové?

  • 8.8.2022

OneDrive oslavuje 15. narodeniny redesignom a novými funkciami

  • 1.8.2022