E.H.C.S. je skupina společností, které působí v potravinářském průmyslu, zemědělství, gastronomii a ubytovacích službách. Hlavním cílem společnosti je poskytování komplexních poradenských služeb v oblasti financí, fúzí a akvizic a v oblasti mezinárodního zdaňování a transferového oceňování. Pod tento holding patří 14 společností, které využívají naše služby už dva roky.
Skupina E.H.C.S. v několika svých společnostech využívala starší balíky Office, přičemž každá firma měla vlastní tenant. Používala též e-mailové služby pomocí hostingu u různých poskytovatelů. Tyto služby však nestačily potřebám moderní spolupráce, protože v podstatě nabízely jen možnost spravovat e-mailové schránky. Skupina potřebovala sjednotit své pracovní a e-mailové prostředí do jednoho celku. Rozhodla se využít možnosti řešení Microsoft 365 a obrátila se s prosbou o vyřešení tohoto problému na nás.
Výzvy, kterým jsme čelili:
• skupina neuměla řídit e-mailové schránky všech společností prostřednictvím jednoho administrátora
• zaměstnanci neměli přístup do svých schránek mimo pracovní sítě
• nefungovalo sdílení dokumentů i kalendářů a chyběl jednotný katalog kontaktů
Cílem projektu byla migrace všech firem a uživatelů ze starých tenantů a hostingů do jednotného prostředí, které se dá centrálně administrovat a řídit. Naplno jsme proto využili cloudové služby a praktické aplikace Microsoft 365, které daly zaměstnancům společnosti do rukou bezpečné a moderní nástroje pro tvorbu a sdílení obsahu. Výhodou řešení je, že na jednom tenantu dokáže fungovat velký počet e-mailových domén, takže firmy v rámci skupiny nemusely měnit své e-mailové adresy. Po migraci dokáže IT oddělení ve všech firmách současně spravovat schránky pracovníků, různé politiky a oprávnění, zaměstnanci si mohou vzájemně sdílet kalendáře, pozvánky na mítinky, události v Microsoft Teams, vidí přítomnost ostatních na pracovišti a snadno dohledají kontakty v adresáři.
Další přínosy:
• možnost sdílených dokumentů, ve kterých může ve stejném okamžiku pracovat současně více zaměstnanců
• schopnost sdílení kalendářů a přehled o dostupnosti kolegů na pracovišti
• zvýšení bezpečnosti celého prostředí s vícestupňovým ověřením identity uživatelů
• správce dokáže sledovat neoprávněné pokusy o přístup do dokumentů
• vyšší produktivita administrativních pracovníků
• schopnost pracovat na dálku prostřednictvím mobilních zařízení
E.H.C.S. oceňuje i nativní spolupráci řešení Microssoft 365 s několika ERP systémy, které v rámci skupiny používají. Další metou v digitální transformaci, na kterou se zákazník chystá, je spuštění DMS řešení aplikace Microsoft SharePoint, která slouží k pokrokovému řízení dokumentů, automatizaci procesů a sdílení široké škály obsahu.
