Přehledná struktura
Základem jakékoliv práce s dokumenty je přehledná struktura, která musí být intuitivně ovladatelná a flexibilní.
Další sada funkcí usnadňuje přístup uživatelů k dokumentům a práci s nimi. Je možná:
- Definice více pohledů (způsobů zobrazení a rozložení na obrazovce) na strukturu složek a dokumentů, a/nebo
- Filtrace dokumentů podle jejich vlastností,fulltextové vyhledávání případně kombinace fulltextu s filtrováním dle vlastností dokumentů.
Přílohy a propojení
K dokumentu lze připojovat přílohy (samostatné dokumenty v libovolném formátu), které doplňují hlavní dokument. Přílohy jsou spojené s hlavním dokumentem a spolu s ním zpracovávány. K dokumentu lze připojit odkazy na související dokumenty, což usnadňuje orientaci v kontextu.
Verzování
Každým schválením změn dokumentu nebo jeho vlastností automaticky vzniká další nová hlavní verze, která je publikována dle nastavených podmínek. Nové subverze vznikají i v době přípravy tak, aby autoři mohli sledovat úpravy ostatních spolupracovníků. Tyto pracovní verze však nejsou publikovány finálním uživatelům dokumentu. Starší verze dokumentu jsou nadále přístupné přes volbu Historie dokumentu – lze se tak vracet zpětně k dřívějším verzím a rovněž zjistit, kdo a kdy změny dané verze provedl či schválil.
Seznámení s novinkami
Průkazné seznamování určených uživatelů s novinkami zajišťuje modul, vyhodnocující změny dokumentace, který upozorňuje individuálně uživatele na potřebu seznámení. Toto je prováděno pomocí cílené části obsahu na úvodní stránce intranetu nebo na osobním portálu uživatele. Následně je prostřednictvím webového rozhraní uživatel proveden procesem seznámení.
Potvrzení o seznámení uživatele s dokumentem je evidováno a použito dále pro přehled např. auditora či manažera kvality). Je možné i hromadné zpracování všech aktivních úkolů pro seznámení.
Reporting a archivace
Osoba odpovědná za řízenou dokumentaci má k dispozici řadu pohledů umožňujících efektivní kontrolu procesů. Mezi nimi např. seznam aktivních dokumentů, archivace, revizí, schvalovaných a odmítnutých dokumentů, stavu seznamování, překročení limitů apod.
Neaktuální dokumenty lze přesunout do archivu pro případ auditu. Archivovaný dokument či složku může oprávněný uživatel opět vrátit mezi aktivní dokumenty. Archivovat a exportovat lze jednotlivý dokument i více dokumentů současně.
