Skrýt formulář
MENU Zavřít

Řízená
dokumentace

Směrnice, normy, protokoly
a záznamy pod kontrolou

 

Více informací

Uřiďte celý životní cyklus náročných dokumentů díky jasným procesům a precizní evidenci.

Na platformě Microsoft 365 a s využitím oblíbeného SharePointu vám neunikne nic od přípravy až po archivaci.

Přehledná struktura

Základem jakékoliv práce s dokumenty je přehledná struktura, která musí být intuitivně ovladatelná a flexibilní.

Další sada funkcí usnadňuje přístup uživatelů k dokumentům a práci s nimi. Je možná:

  • Definice více pohledů (způsobů zobrazení a rozložení na obrazovce) na strukturu složek a dokumentů, a/nebo
  • Filtrace dokumentů podle jejich vlastností,fulltextové vyhledávání případně kombinace fulltextu s filtrováním dle vlastností dokumentů.

Přílohy a propojení

K dokumentu lze připojovat přílohy (samostatné dokumenty v libovolném formátu), které doplňují hlavní dokument. Přílohy jsou spojené s hlavním dokumentem a spolu s ním zpracovávány. K dokumentu lze připojit odkazy na související dokumenty, což usnadňuje orientaci v kontextu.

Verzování

Každým schválením změn dokumentu nebo jeho vlastností automaticky vzniká další nová hlavní verze, která je publikována dle nastavených podmínek. Nové subverze vznikají i v době přípravy tak, aby autoři mohli sledovat úpravy ostatních spolupracovníků. Tyto pracovní verze však nejsou publikovány finálním uživatelům dokumentu. Starší verze dokumentu jsou nadále přístupné přes volbu Historie dokumentu – lze se tak vracet zpětně k dřívějším verzím a rovněž zjistit, kdo a kdy změny dané verze provedl či schválil.

Seznámení s novinkami

Průkazné seznamování určených uživatelů s novinkami zajišťuje modul, vyhodnocující změny dokumentace, který upozorňuje individuálně uživatele na potřebu seznámení. Toto je prováděno pomocí cílené části obsahu na úvodní stránce intranetu nebo na osobním portálu uživatele. Následně je prostřednictvím webového rozhraní uživatel proveden procesem seznámení.

Potvrzení o seznámení uživatele s dokumentem je evidováno a použito dále pro přehled např. auditora či manažera kvality). Je možné i hromadné zpracování všech aktivních úkolů pro seznámení.

Reporting a archivace

Osoba odpovědná za řízenou dokumentaci má k dispozici řadu pohledů umožňujících efektivní kontrolu procesů. Mezi nimi např. seznam aktivních dokumentů, archivace, revizí, schvalovaných a odmítnutých dokumentů, stavu seznamování, překročení limitů apod.

Neaktuální dokumenty lze přesunout do archivu pro případ auditu. Archivovaný dokument či složku může oprávněný uživatel opět vrátit mezi aktivní dokumenty. Archivovat a exportovat lze jednotlivý dokument i více dokumentů současně.

Poznejte všechny přínosy Řízené dokumentace

Seznamte se s obsahem aplikace Řízená dokumentace 365. V dokumentu najdete přesný popis funkcí a náhledy aplikace. Vyplňte formulář a informace vám obratem pošleme na mail. 

 

 

Potěší vás

Bezpečnost dat

Maximální ochrana řízená systémem SharePoint, využívající nejmodernější nástroje Microsoft 365.

Přehlednost dokumentů

Přesně víte, co se s událo s každým dokumentem, a díky plnohodnotnému vyhledávání šetříte mnoho času.

Automatizace procesů

Už žádné manuální chyby. Digitální vedete dokument krok za krokem – od vytvoření až po archivaci.

Naše dokumentové řešení využívají například:

Marius Pedersen
E-on
AVE

Kontaktní formulář

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme zpět

Vaše osobní údaje budou zpracované pro účely obchodní komunikace na základě oprávněného zájmu podle čl. 6 ods. 1 písm. f) všeobecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).
Více informací o ochraně osobních údajů a vašich právech najdete zde.