Skrýt formulář
MENU Zavřít

Informace pro zákazníky a zaměstnance našich obchodních partnerů

V souvislosti se zpracováním osobních údajů vám ve znění čl. 13 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (GDPR) poskytujeme následující informace o tom, jakým způsobem zpracováváme osobní údaje v naší společnosti Solitea, a.s.

Obsah tohoto dokumentu jsme pro vaši lepší orientaci rozdělili do následujících částí:

Náš závazek ochrany osobních údajů

Ochrana osobních údajů je pro nás velmi důležitá. Naším cílem a záměrem je poskytovat služby takovým způsobem, aby za každých okolností byly dodržovány základní zásady a principy ochrany soukromí a zejména ochrany osobních údajů. Naší hlavní zásadou je získávat a uchovávat osobní údaje v nevyhnutelném rozsahu po nezbytně dlouhou dobu.

Při zpracování osobních údajů se řídíme zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (GDPR), a také dalšími právními předpisy, které se vztahují na zpracování osobních údajů a ochranu soukromí.

Údaje o správci osobních údajů

Správcem, který určil účel a prostředky zpracování osobních údajů je společnost Solitea, a.s., IČO: 01572377, se sídlem Drobného 555/49, 602 00 Brno, zapsána v obchodním rejstříku Krajského soudu v Brně oddíl B, vložka 70172.

Společnost Solitea, a.s. je (na základě článku 37 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR)) společně s akciovou společností Solitea Slovensko, IČO: 36 237 338, sídlo Plynárenská 7/C, 831 02 Bratislava, zapsanou v obchodním rejstříku okresního soudu Bratislava I. oddíl SA, vložka 2969/B, součástí skupiny podniků, které jsou propojeny. V rámci této skupiny podniků dochází k přenosu dat pro administrativní účely včetně zpracování osobních údajů klientů nebo zaměstnanců. Toto zpracování je založeno na oprávněném zájmu (podle článku 48 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR)).

Bez ohledu na to, zda Solitea zpracovává vaše osobní údaje samostatně, nebo jako společný správce, můžete uplatnit svá práva u kteréhokoliv podniku skupiny.

Pokud máte jakékoliv dotazy týkající se ochrany vašich osobních údajů, můžete nás kontaktovat písemně na adrese sídla společnosti nebo e-mailem na gdpr@solitea.cz.

Účely a právní základy zpracování osobních údajů

Osobní údaje, které při naší činnosti získáme přímo od vás jako od subjektu údajů nebo jiným způsobem (např. nám je poskytne váš zaměstnavatel nebo je získáme z veřejně dostupných zdrojů) zpracováváme v souladu se zákonem pro následující účely:

V souvislosti s obchodní činností:

Účel

Právní základ

Vyhledávání potenciálních zákazníků

Oprávněný zájem zpracovatele podle čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR

Příprava a realizace obchodních smluv

Oprávněný zájem zpracovatele podle čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR

Obchodní komunikace se zákazníky a jejich zaměstnanci

Oprávněný zájem zpracovatele podle čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR

Poskytování údajů zákazníků a jejich zaměstnanců pro účely SW licencí

Oprávněný zájem zpracovatele podle čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR

Realizace průzkumů pro ověřování spokojenosti zákazníků

Souhlas subjektu údajů podle čl.6 ods. 1 písm. a) GDPR nebo oprávněný zájem zpracovatele podle čl. 6 odst. 1 písm. b)

Nahrávání telefonních hovorů pro zvyšování kvality našich služeb

Oprávněný zájem zpracovatele podle čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR

Služby pro zvyšování zkušenosti uživatelů (minikurz, školení, akademie)

Plnění smlouvy podle čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR nebo oprávněný zájem kanceláře podle čl. 6 ods. 1 písm. f)

Poskytování technické podpory a poradenství uživatelům v souvislosti s našimi produkty

Plnění smlouvy podle čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR nebo oprávněný zájem kanceláře podle čl. 6 ods. 1 písm. f)

V souvislosti s marketingovou činností:

Účel

Právní základ

Zasílání informací zákazníkům a jejich zaměstnancům formou e-mailu (newsletter)

Souhlas subjektu údajů podle čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR nebo oprávněný zájem zpracovatele podle čl. 6

PR komunikace prostřednictvím sociálních sítí

Oprávněný zájem zpracovatele podle čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR

Analýza angažovanosti stránek na sociálních sítích

Oprávněný zájem zpracovatele podle čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR

Analýza angažovanosti příjemců e-mailu

Oprávněný zájem zpracovatele podle čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR

Zveřejňování referencí s údaji zákazníků a jejich zaměstnanců

Souhlas subjektu údajů podle čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR

V souvislosti s ostatními činnostmi:

Účel

Právní základ

Vedení účetnictví

Plnění zákonné povinnosti podle čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR

Evidence pošty a vedení archivu

Plnění zákonné povinnosti podle čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR

Prokazování, obhajování a uplatňování právních nároků

Plnění zákonné povinnosti podle čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR

Vyřizování žádostí subjektů údajů v souvislosti s ochranou osobních údajů

Plnění zákonné povinnosti podle čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR

Oprávněné zájmy, které zpracovatel sleduje

V souvislosti s oprávněnými zájmy, které sledujeme, zpracováváme jako správce vaše údaje bez vašeho souhlasu pouze v nezbytně nutném rozsahu tak, abychom dosáhli stanoveného účelu. Pro vysvětlení uvádíme:

Oprávněný zájem

Doplňující informace

Vyhledávání potenciálních zákazníků

Ve snaze nabídnout naše produkty a služby firmám a organizacím získáváme obchodní kontakty prostřednictvím veřejných registrů nebo od jiných osob. Jde o běžné údaje např. jméno, e-mail nebo tel. číslo.

Obchodní komunikace se zákazníky a jejich zaměstnanci

V případě, že jsou našimi zákazníky firmy a organizace, tak při komunikaci ohledně produktů a služeb komunikujeme s příslušnými zaměstnanci. Při komunikaci využíváme běžné osobní údaje např. jméno, služební tel. číslo nebo e-mail.

Služby pro zvyšování zkušenosti uživatelů (minikurzy, školení, akademie)

V případě, že jsou našimi zákazníky firmy a organizace, tak při komunikaci ohledně produktů a služeb komunikujeme s příslušnými zaměstnanci. Při komunikaci využíváme běžné osobní údaje např. jméno, služební tel. číslo nebo e-mail.

Poskytování technické podpory uživatelům v souvislosti s našimi produkty

V případě, že jsou našimi zákazníky firmy a organizace, tak při komunikaci ohledně produktů a služeb komunikujeme s příslušnými zaměstnanci. Při komunikaci využíváme běžné osobní údaje např. jméno, služební tel. číslo nebo e-mail.

Poskytování údajů zákazníků a jejich zaměstnanců pro účely SW licencí

V případě, že našim zákazníkům dodáváme elektronické licence (např. Microsoft, AVG apod.). Z důvodu správy a ochrany licencí jsou kontaktní údaje zákazníka a příslušných pracovníků potřebné pro registraci a doručení aktivačních klíčů.

Realizace průzkumu pro ověřování spokojenosti zákazníků

Průzkum spokojenosti realizujeme většinou anonymně nebo se souhlasem zákazníka. V některých můžeme použít kontaktní údaje např. e-mail pro zasílání dotazníků.

Nahrávání telefonních hovorů pro zvýšení kvality našich služeb

Telefonické hovory nahráváme, abychom mohli vylepšovat naši činnost, záznamy telefonátů nám slouží pro lepší pochopení situace a analýzu problému. Po uplynutí stanovené doby se nahrávky automaticky mažou. V případě, že je hovor nahráván, budete na tuto skutečnost upozorněni na začátku telefonátu.

Zasílání informací zákazníkům a jejich zaměstnancům formou e-mailu (newsletter)

V rámci budování vztahů a ve snaze informovat vás o produktech a službách, které by vás mohly zajímat, zpracováváme váš kontaktní e-mail. Z odběru se můžete vždy odhlásit.

Analýza angažovanosti příjemců e-mailu

Abychom mohli efektivně zasílat informace e-mailem pouze osobám, které o ně mají zájem, vyhodnocujeme úspěšnost doručení a přečtení našich e-mailových zpráv. Po vašem odhlášení z odběru e-mailů přestaneme informace vyhodnocovat.

PR komunikace pro zvýšení povědomí o společnosti prostřednictvím sociálních sítí

Pokud se rozhodnete sledovat naše fanouškovské stránky na sociálních sítích, budou vaše údaje, profil či příspěvky součástí informací, které zpracováváme jako společný správce se společností Facebook. Kdykoli však můžete své příspěvky skrýt nebo přestat sledovat naše stránky.

Prokazování, obhajování a uplatňování našich právních nároků

V případě řešení sporu, vyjednávání o smluvních vztazích, při vymáhání pohledávek nebo oznamování skutečnosti orgánům veřejné moci a podobných činnostech zpracováváme osobní údaje, které jsou nezbytné pro prokazování, obhajování a uplatňování našich právních nároků.

Zpracovatelé osobních údajů a poskytování osobních údajů

Při zpracování vašich osobních údajů může docházet k situacím, že vaše osobní údaje poskytneme třetí straně (jinému správci), anebo našim smluvním partnerům (zpracovatelům), kteří nám se zpracováním osobních údajů pomáhají.

Našimi zpracovateli, kteří zpracovávají osobní údaje podle našich pokynů a za dodržení bezpečných opatření jsou:

  • Poskytovatelé hostingu aplikací a cloudových služeb
  • Poskytovatelé komunikačních nástrojů
  • Marketingové agentury v oblasti online reklamy a komunikace prostřednictvím sociálních sítí
  • Společnosti pro realizaci průzkumů spokojenosti

Vaše osobní údaje poskytujeme následujícím kategoriím zpracovatelů:

  • Orgány veřejné moci v případě, že to vyžaduje legislativa
  • Auditorské společnosti, daňoví poradci
  • Pošta a kurýrní služby
  • Poskytovatelé softwarových licencí

Bezpečnost zpracování osobních údajů

V souladu s požadavky platné legislativy zajišťujeme všechna potřebná, bezpečnostní, technická a organizační opatření tak, abychom vaše osobní údaje chránili. Elektronické údaje jsou uchovávány v chráněných databázích na serveru, který je v našem vlastnictví nebo je vyhrazený pouze pro nás. Vaše osobní údaje chráníme před poškozením, zničením, ztrátou a zneužitím. Všechny osoby, které přichází do styku s osobními údaji klientů, mají povinnost dodržovat mlčenlivost o informacích získaných v souvislosti se zpracováním těchto údajů.

Přenos osobních údajů mimo EU

Zpracování osobních údajů realizujeme prostřednictvím informačních a komunikačních systémů tak, aby osobní údaje nebyly přenášeny do třetích zemí mimo Evropský hospodářský prostor (EU, Island, Norsko, Lichtenštejnsko). Naše systémy a aplikace jsou většinou provozované na území ČR a SR nebo v datových centrech na území EU u ověřených poskytovatelů (např. Microsoft).

Avšak v případě naší komunikace prostřednictvím sociálních sítí (např. Facebook, LinkedIn, Google, Youtube) využíváme služby globálních dodavatelů, jejichž sídlo se může nacházet mimo EU na území třetích zemí např. USA, které nezajišťují přiměřenou úroveň ochrany.

Přenos osobních údajů mimo EU nebo mimo Evropský hospodářský prostor se uskutečňuje jen v rámci dodržování ochrany osobních údajů ve smyslu požadavků GDPR na základě standardních smluvních doložek schválených Komisí.

Níže uvádíme odkazy na standardní smluvní doložky, které se týkají přenosu údajů do USA:

Zpracovatel

Informace o ochraně soukromí

Přiměřené záruky ve smyslu článku 46 GDPR

Google

https://policies.google.com/privacy?hl=en-US

https://privacy.google.com/businesses/controllerterms/mccs/

Facebook

https://www.facebook.com/policy.php

https://www.facebook.com/help/566994660333381?ref=dp

LinkedIn

https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

https://www.linkedin.com/legal/l/dpa

https://www.linkedin.com/legal/l/eu-sccs

Microsoft

https://privacy.microsoft.com/en-us/privacystatement

https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/compliance/offering-eu-model-clauses?view=o365-worldwide

Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme pouze po dobu nezbytně nutnou k dosažení stanoveného účelu. Po uplynutí této doby osobní údaje likvidujeme, a to tak, že listinné údaje a datové nosiče skartujeme, údaje v elektronické podobě anonymizujeme anebo vymažeme takovým způsobem, který znemožňuje jejich zneužití.

Doba zpracování a lhůty pro likvidaci osobních údajů jsou určené naším spisovým plánem a jsou následující:

Činnosti zpracování

Doba

Osobní informace, které jsou zpracované pro účely obchodních činností

Údaje zpracováváme po dobu trvání smlouvy (obchodního vztahu) a následně 5 let po jeho ukončení.

Osobní údaje, které jsou zpracovávané pro účely týkající se marketingu a reklamy

Ve většině případů nezpracováváme tyto údaje déle než 24 měsíců.

Osobní údaje, které jsou zpracovávané pro účely vedení účetnictví

Osobní údaje zpracováváme podle příslušných legislativních předpisů, aktuálně 10 let.

Prokazování, obhajování a uplatňování právních nároků

Po dobu trvání soudního sporu, mimosoudního vyrovnání, ale nejdéle do uplynutí promlčecí lhůty.

Práva subjektu údajů

Při zpracování osobních údajů jsme připraveni zajistit výkon vašich práv:

  • Máte právo na přístup k vašim osobním údajům stejně jako právo znát účel a dobu zpracování i případné příjemce vašich osobních údajů.
  • Máte právo na opravu, pokud jsou vaše údaje nesprávné nebo se změnily, kontaktujte nás, opravíme je.
  • Máte právo na výmaz osobních údajů, pokud jsou nesprávné nebo nezákonně zpracované.
  • V případě, že jsou vaše osobní údaje zpracovány na základě souhlasu, máte právo kdykoli svůj souhlas odvolat, bez toho, aby to mělo vliv na zákonnost zpracování založeném na souhlase uděleném před jeho odvoláním.
  • Máte právo na omezení zpracování osobních údajů. Pokud si to přejete, budeme údaje zpracovávat pouze pro nejnutnější zákonem stanovené důvody nebo vůbec.
  • Máte právo namítat proti automatizovanému individuálnímu rozhodnutí, pokud takové zpracování probíhá a vy zjistíte nebo si myslíte, že toto zpracování je nezákonné nebo v rozporu s vašimi právy.
  • Máte právo na přenos údajů, pokud si přejete údaje přenést k jinému správci, poskytneme vám je v náležitém formátu, v případě, že tomu nebudou bránit technické nebo zákonné překážky.
  • Rovněž máte právo podat stížnost dozorovému orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů České republiky, se sídlem Pplk. Socha 27, 170 00 Praha 7, Česká republika, IČO: 70837627, tel. č.: +420 234 665 800, https://www.uoou.cz/vismo/

Vaše práva můžete uplatnit písemně na adrese sídla společnosti, poštou případně e-mailem.

Na vaši žádost odpovíme bezplatně ve lhůtě 30 dní. V případě náročnosti nebo velkého počtu žádostí jsme oprávnění tuto lhůtu prodloužit o dalších 60 dní. Pokud k tomu dojde, budeme vás o této skutečnosti informovat.

Úpravy a změny

Ochrana osobních údajů není jednorázovou záležitostí. Informace obsažené v tomto dokumentu se mohou změnit nebo můžou přestat být aktuální. Proto si vyhrazujeme právo kdykoli tyto informace změnit či upravit. Případnou změnu vám oznámíme prostřednictvím těchto stránek nebo e-mailem.

Kontakty

Solitea, a.s.
Drobného 555/49, 602 00 Brno
https://solitea.com/, e-mail: info@solitea.cz

Tel: +420 511 182 400