Data na jednom místě

Ve firmě Hračky Hopík původně používali 2 softwary – na účetnictví a starý systém na pokladny a sklad. Když si chtěl jednatel Aleš Hubáček udělat přehled o prodejích, musel si soubory po jednom stáhnout do Excelu a dát data do kontingenčních tabulek.

Impulzem ke změně bylo spuštění e-shopu. Když přišla objednávka, zaměstnanec musel údaje třikrát ručně přepsat na různé dokumenty – na objednávku, na fakturu a na expediční doklad dopravce. Systémy totiž nebyly propojené. Klíčovým požadavkem na nový systém bylo tedy mít data na jednom místě.

Mimo to měli ve firmě Hračky Hopík požadavky na on-line dostupnost dat, požadavky na přehledné informace o uskutečněných prodejích v kamenných prodejnách a o stavu zásob, a samozřejmě i propojení na e-shop.

Aleš Hubáček v průběhu své kariéry pracoval s několika informačními systémy a měl přehled, jak fungují. Po osobních zkušenostech s Money padla jeho volba na Money S4.

Implementace byla rychlá. Specialisté přes víkend naimportovali zboží, propojili sklady a v pondělí už v kamenných prodejnách pracovali v novém systému. Postupně pak byly přidány automatizované příjemky a importy dat od dodavatelů. Do dvou měsíců bylo Money propojeno i s e-shopem.

Další hojně využívanou funkcí je možnost přiložení dokumentů. Ke každému záznamu mohou v hračkářství přiložit fakturu nebo jiný dokument v PDF. V elektronickém systému pak potřebné listiny dohledají mnohem rychleji než v papírovém archivu.