Skrýt formulář
MENU Zavřít
6 výhod integrace kalendáře s CRM programem 6 výhod integrace kalendáře s CRM programem

6 výhod integrace kalendáře s CRM programem

  • 16. 9. 2022

8 minut čtení

Každý z nás si svůj den spravuje dle svého – někteří dávají přednost digitálním kalendářům a někteří stále zastávají papírové diáře. Z profesní oblasti jsou však kalendáře nenahraditelným nástrojem pro plánování schůzek a každodenní správu úkolů. Problémem je, že zaměstnanci stále kalendář používají více pro plánování schůzek a méně pro správu svých úkolů, což může být kontraproduktivní. V čem dokáže pomoct Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Minimalizujte ztrátu času a opakující se práci

Plánovaní schůzek v jednom nástroji a správa úkolu v druhém představuje časově náročný proces. Společnosti často využívají v rámci správy svých projektů CRM program, který přiřazuje odpovědným zaměstnancům jednotlivé úkoly pro úspěšné dokončení daného projektu.

Časová ztráta při tvorbě 1 úkolu v CRM programu je cca 5 minut.  Zároveň pokud si zaměstnanec chce daný úkol převést do svého kalendáře, opět mu tento proces zabere cca 5 minut jeho času. Ztráta času díky opakující se práci je cca 10 minut na jednom úkolu. Těchto úkolů má zaměstnanec v rámci dne však mnohem více.

Vytváření a správa úkolu ve dvou programech však není jediný časově nákladný proces – v momentě, kdy je daný úkol dokončen, musí se jeho stav aktualizovat opět v obou programech. Zaměstnanec tak ztrácí drahocenný čas, který by mohl využít mnohem smysluplněji.

Problém je, že kalendář a CRM program jsou dva různé nástroje. Ale pokud se tyto dva nástroje spojí, může snadno dojít k značnému minimalizování času a eliminaci opakující se práce.

Spojení CRM programu s kalendářem

Účinné řešení přináší společnost Microsoft, která integrovala zásuvný modul kalendáře s Microsoft Dynamics 365 Business Central. Uživatelé nyní mohou plánovat schůzky a vytvářet a spravovat úkoly na jednom místě – přímo z kalendáře. Všechny prvky CRM lze jednoduše využít při vytváření úkolu nebo plánování schůzky.

Jedná se o spojení dvou programů, které uživatelům Microsoft Dynamics 365 Business Central zjednodušuje každodenní úkoly a minimalizuje ztrátu času. Zaměstnanci nyní nemusí spravovat úkoly na dvou různých místech, protože kalendář a CRM program jsou integrovány. Aktualizace v jednom se automaticky projeví v druhém.

V čem je spojení CRM programu s kalendářem výhodné?

Minimalizace ztráty času, eliminace opakující se práce, snížení frustrace zaměstnanců z administrativní činnosti a zefektivnění celkového plnění daných podnikových projektů jsou hlavními benefity, které spojení CRM programu s kalendářem přináší. Nejsou však jediné.

Zde je 6 dalších výhod této integrace:

1. Spravujte snadněji své úkoly

Z pohledu podniku je obtížné sledovat produktivitu svých zaměstnanců – zda mají dost práce, nebo jsou prací přetíženi. Je důležité řídit pracovní zátěž zaměstnanců, a to s ohledem na jejich duševní zdraví a vaše pracovní požadavky. Nevyváženost pracovní zátěže totiž může značně ovlivnit produktivitu zaměstnanců a celkový výkon podniku.

Z pohledu zaměstnance jde o ztrátu přehledu o vlastním čase. Když pracují na jednom úkolu, jiné úkoly se opožďují a vytváří se na něj tlak. Někdy zůstávají úkoly s vysokou prioritou pozadu. To vše ovlivňuje výkon zaměstnance a jeho produktivitu.

Všechny tyto problémy však můžete překonat, jakmile integrujete kalendář do Microsoft Dynamics 365.

Získáte:

  • Jasnou vizualizaci úkolů a produktivity vašich zaměstnanců.
  • Lepší správu času a úkolů pro své zaměstnance.
  • Úsporu času vytvářením a aktualizací stavu úkolů.

2. Zvyšte produktivitu týmu

Jednou z hlavních výzev, kterým podniky čelí (například v rámci umožnění svým zaměstnancům pracovat odkudkoliv), je synchronizace všech členů projektu a jejich náplně práce.

Přimět všechny, aby spolupracovali, je velkou výzvou. Projekty často mají více týmů pracujících na stejné věci a zhoršuje se tak interní komunikace.

Tyto problémy však lze snadno vyřešit integrací kalendáře s CRM programem.

Získáte:

  • Přehled nad plány svých zaměstnanců díky vzájemnému sdílení jednotlivých kalendářů.
  • Kontrolu nad tím, na čem se aktuálně pracuje a v jakém stavu úkoly jsou.
  • Možnost naplánovat schůzku s ohledem na dostupnost všech účastníků.

3. Přizpůsobte správu úkolů dle jednotlivých požadavků

Podnik má různá oddělení, což znamená různé požadavky na správu jednotlivých činností. Váš prodejní tým může vyžadovat jiné prvky v rámci správy jejich úkolů než vývojový tým. To znamená, že každý kalendář musí být nakonfigurován odlišně podle typu uživatele.

Zásuvný modul kalendáře vám umožňuje modifikovat kalendář na základě požadovaných prvků.

  • Kalendář je flexibilní a lze jej tvarovat podle přání uživatelů.

4. Vytvářejte a ukládejte více kalendářů

Účelem kalendáře je obecně poskytnout přehled o rozvrhu a produktivitě týmu. Co když je potřeba spravovat i rozvrh stážistů a klientů? Manažeři mohou mít své nové stážisty nebo mohou mít na návštěvě důležité klienty, kterým je potřeba naplánovat den.

Přidáním všech ostatních úkolů do jejich vlastního kalendáře by zkazilo jejich vlastní denní plán. Ani oni – ani podnik by neměli jasno ve výkonu a plnění úkolů. Aby se tomu zabránilo, nově je umožněno uživatelům vytvářet více kalendářů a ukládat je.

Získáte:

  • Jeden vlastní kalendář a např. jeden pro stážisty a jeden pro klienty.
  • Přehled nad svými úkoly.
  • Kontrolu nad plněním úkolů a jednotlivými výsledky.

5. Buďte upozorněni ve správný čas

Toto je nejzákladnější, ale nejdůležitější požadavek kalendáře. Je zřejmé, že občas zapomenete na různé schůzky. Přijdete později nebo až poté, co někdo zavolá, což je pro všechny trapné.

Proto je důležité být před schůzkou upozorněn. Lze si nastavit čas připomenutí, jak jim to vyhovuje, aby se na schůzku připravili a dorazili včas.

To vše je vám umožněno integrací kalendáře do CRM programu.

Získáte:

  • Lepší vizualizaci díky nakonfigurování různých barev pro různé úkoly.
  • Zobrazení podrobností o úkolech v daných datech.
  • E-mailová a push oznámení.

6. Nenechte se odradit jiným jazykem

Pro organizaci, která má zaměstnance z celého světa, je důležité zvážit preferovaný jazyk všech zaměstnanců. Ne každému může však daný jazyk vyhovovat.

Tato nepříjemnost může řadě zaměstnanců bránit v používání kalendáře se všemi jeho funkcemi. Pokud by se uživatelé při používání kalendáře trápili, rozhodně by jim to správu jejich aktivit nijak neulehčilo.

Nyní získáte:

  • Kalendář, který podporuje více jazyků.
  • Pozitivní image podniku díky ohledu na pohodlí svých zaměstnanců.

Závěrem

Je nutné myslet na to, že zaměstnanci jsou také zásadním podnikovým zdrojem. Je tedy důležité zajistit, aby byl jejich čas a úkoly řízeny moudře. Pokrok podniku silně závisí na produktivitě jeho zaměstnanců.

Pokud je pro vaše zaměstnance obtížné spravovat svůj rozvrh, je nejvyšší čas jednat. Ozvěte se nám na hello@solitea.cz a my vám rádi se vším poradíme.  

Pokud se zajímáte o téma CRM programů, přečtěte si článek Zákaznicky oblíbené CRM – Dynamics 365 nebo navštivte náš web, kde se dozvíte více o tom, jak vám správný CRM program ulehčí mnohé podnikové aktivity.

Podobné články

Připravte se na ještě lepší Microsoft Dynamics 365 Business Central

  • 19. 9. 2022

V Montážích Brož ERP systém Byznys řídí specializované projekty napříč světem

  • 29. 8. 2022

Letní aktualizace Microsoft Teams – Co je nového?

  • 8. 8. 2022