Skrýt formulář
MENU Zavřít
5 výhod, které vám přinese proces vytěžování dokumentů 5 výhod, které vám přinese proces vytěžování dokumentů

5 výhod, které vám přinese proces vytěžování dokumentů

  • 23. 8. 2022

7 minut čtení

Data a informace jsou v dnešním světě businessu podstatou každého podniku – mají značný vliv na klíčové obchodní procesy, transakce, zaměstnance i zákazníky. Podniky čím dál častěji čelí nárůstu těchto obchodních informací, který by měly efektivně zvládnout, a zajistit si tak účinnou správu veškerých svých dokumentů. Jak s tím může pomoci Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Co je to vytěžování dokumentů?

Vytěžování dokumentů je proces správy obsahu nejrůznějších dokumentů (od těch papírových až po elektronické) za účelem extrahování relevantních dat a jejich následné transformace na použitelné informace. Tyto informace poté slouží konkrétnímu obchodnímu cíli nebo účelu.

Vytěžování dokumentů je jeden ze základních kroků, které si lze představit, když se řekne digitalizace podnikových administrativních procesů. Jeho význam čím dál více narůstá, a to z důvodu, že výrazným způsobem šetří čas a náklady spojené s podnikovými obchodními procesy.

Nejběžnějším typem dokumentů, které lze účinně digitalizovat, jsou faktury, pokladní a účetní doklady, objednávky, daňová přiznání apod.

Proč by podniky měly zvážit proces vytěžování dokumentů?

Řada podniků přijímá na denní bázi důležité obchodní dokumenty (zvláště faktury) v podobě, díky které je složité, či zcela nemožné, data z těchto dokumentů dále automaticky zpracovat. Je potřeba fyzicky dokumenty oskenovat, PDF formáty stáhnout/uložit a dokument po dokumentu zkrátka přepsat do podnikového informačního systému. Tímto procesem se ztrácí cenný čas, zvyšují se personální náklady a především roste riziko chybného přepisu či zadávání do informačního systému.

Vytěžování dokumentů umožňuje kvalitně a efektivně zpracovat velké množství dokumentů z různých podnikových agend tak, že sníží náklady a nároky na personál. Ten tímto krokem získá daleko více času na splnění jiných podstatnějších úkonů, a navíc se docílí transparentnějšího procesu zpracování obchodních dokumentů.

6 obecných kroků procesu vytěžování dokumentů

Pro představu digitalizace vašich podnikových dat pomocí procesu vytěžování dokumentů většinou probíhá následujícím způsobem:

  1. Import: Dané dokumenty se importují do softwaru, který umožňuje proces vytěžování dokumentů.
  2. Zpracování: Text z dokumentu software převede do zpracovatelné formy, ze které lze snáze využít daných informací.
  3. Validace: V tomto kroku dojde k analýze zachyceného obsahu dokumentu, a to podle přednastavených úrovní tolerance. Pokud dokument klesne pod přednastavené úrovně tolerance, například v případě rozmazaných znaků nebo chybějících polí, systém jej automaticky nasměruje k ručnímu ověření a opravě.
  4. Klasifikace: Software účinně čte dokumenty a automaticky je třídí v závislosti na jejich typech.  Pokročilá řešení pro vytěžování dokumentů využívají algoritmy strojového učení, které jim pomáhají naučit se efektivně klasifikovat různé druhy dokumentů.
  5. Indexování a extrakce: Díky indexaci je dokument jednoduše dostupný ve vyhledávání. Dojde také k identifikování metadat v dokumentech, která usnadní vyhledávání dokumentů v rozsáhlých databázích a podpoří další funkcionality s tím spojené.
  6. Archivace: Zachycené a ověřené dokumenty se přesunou do podnikového   úložiště/databáze. V této fázi se mohou dokumenty stát součástí automatizovaných pracovních postupů.

Vytěžování dokumentů pomocí Microsoft Dynamics 365 Business Central

Společnost Microsoft nabízí funkci Document Capture (zajišťující vytěžování dokumentů) v rámci svého systému Microsoft Dynamics 365 Business Central. Umožňuje tedy svým uživatelům ušetřit čas a zbavit se starostí s ručním přepisováním a evidováním příchozích obchodních dokumentů.

5 výhod funkce Document Capture

Využíváte-li v rámci svého podniku informační systém Microsoft Dynamics 365 Business Central, lze díky funkci Document Capture, která vám zajistí digitalizaci vašich administrativních činností, docílit následujících hlavních výhod:

1) Omezení či odstranění manuální administrativní činnosti

V rámci finančního oddělení většiny podniků je cílem minimalizace ručního zadávání klíčových obchodních dat z určitých dokumentů (nákupní faktury, dobropisy apod.). V systému Business Central celý proces funguje následovně.

Vestavěná technologie optického rozpoznávání znaků aplikace Document Capture automaticky přenáší relevantní informace z PDF či XML formátu dokumentu do odpovídajících polí v Business Central. Registrace a práce s příchozími dokumenty je tak pro vás nyní rychlejší a efektivnější.

Řešení podporuje širokou škálu formátů dokumentů, souborů PDF a elektronických dokumentů s přímou podporou hlavních fakturačních formátů založených na XML.

2) Zjednodušení práce s velkým objemem či složitou formou dokumentů

Informace, které potřebujete zachytit, vždy závisí na konkrétním typu dokumentu. Díky systému Document Capture dojde k integraci zdroje dat se systémem, který s daty dále pracuje. Vy díky tomu se všemi dokumenty manipulujete na jednom místě bez ohledu na typ dokumentu.

Pokud potřebujete importovat složité dokumenty nebo máte velký objem dokumentů od více různých dodavatelů, získáte díky tomuto systému automatizovaný pracovní postup pro manipulaci s těmito dokumenty.

3) Zajištění konzistence mezi dokumenty

V případě, že pracujete s nákupními objednávkami a vratkami, oceníte systém, který dokáže automaticky spárovat dokumenty. Funkce Porovnávání objednávek v Document Capture porovnává příchozí obchodní dokumenty (nákupní faktury a dobropisy) s dalšími souvisejícími dokumenty (nákupní objednávky, vratky nebo zásilky). Pokud se dokumenty shodují (například cenou nebo počtem položek), systém je automaticky zpracuje a schválí.

4) Snazší způsob schvalování dokumentů

Pokud chcete schvalovat své nákupní faktury a dobropisy před jejich zaúčtováním a platbou dodavatelům, Document Capture vám umožní schvalovat dokumenty z Business Central nebo díky Continia Web Approval Portal (toto rozšíření znamená, že každý v organizaci má kdykoliv přístup k pracovnímu postupu schvalování).

Zároveň máte přímý přístup k digitálnímu archivu, což znamená, že v případě potřeby máte vždy v reálném čase po ruce ty správné informace.

5) Efektivnější komunikace se zákazníky a obchodními partnery

Prostřednictvím služby Continia Delivery Network dochází k propojení Document Capture se sítí Peppol eDelivery Network, což vám umožní přijímat elektronické nákupní faktury a další elektronické dokumenty ve správném formátu a zároveň to znamená, že můžete komunikovat s jakýmkoliv zákazníkem nebo partnerem připojeným k síti Peppol eDelivery Network, převádět dokumenty do formátu Peppol a vzájemně si dané dokumenty dále předávat. 

Do sítě Continia Delivery Network se zaregistrujete přímo z Business Central.

Zpracovávejte své obchodní dokumenty lépe. Digitalizujte!

Zautomatizujte administrativní práci s vašimi obchodními dokumenty tak, že získáte drahocenný čas a ušetříte značné podnikové náklady.

Rozšíření Microsoft Dynamics 365 Business Centra v podobě Document Capture označuje aplikaci, která vám poskytuje schopnost a sadu funkcí, abyste tuto automatizaci snadno zvládli sami. Pokud máte konkrétní dotazy nebo zájem o toto rozšíření či obecně o informační systém Business Central, kontaktujte nás na e-mailu hello@solitea.cz. Rádi se vám budeme věnovat.

Podobné články

Tip pro efektivnější hybridní práci: Integrace Microsoft Teams do vlastních aplikací

  • 13. 9. 2022

Praktické: Nové e-mailové zásady v Dynamics 365 Business Central

  • 5. 9. 2022

S Microsoft Dynamics 365 Sales zlepšíte svá čísla. Jak?

  • 25. 8. 2022